E-faktura blir ett krav. Så kan den löna sig redan nu

Fakturan som PDF i ett mejl är vardag i många svenska företag. Den ser digital ut, men den är inte en e-faktura. I Företagarnas enkät från oktober 2026 (öppnas i ny flik) svarade 84 procent av de tillfrågade medlemmarna att de fakturerar med PDF eller andra format som inte räknas som e-faktura.

Samtidigt håller reglerna på att ändras. Enligt ett EU-direktiv bör e-fakturan bli standard, och regeringen utreder om e-faktura ska krävas även i affärer inom Sverige. Den här guiden går igenom kraven på e-faktura: vad som redan gäller, vad som är beslutat och vad som utreds, och varför företag som börjar nu tjänar på det redan innan något krav finns.

Krav på e-faktura: vad som gäller, vad som är beslutat och vad som utreds

Offentlig sektor. Den som säljer till kommuner, regioner eller myndigheter efter en upphandling ska enligt Upphandlingsmyndigheten (öppnas i ny flik) skicka e-faktura om upphandlingen påbörjats från och med 1 april 2019. Det finns ett par undantag. En PDF-faktura räknas inte som e-faktura. Myndigheten rekommenderar formatet Peppol BIS Billing 3 och Peppolnätverket.

Handel inom EU. EU-direktivet om mervärdesskatt i den digitala tidsåldern (öppnas i ny flik), ofta kallat ViDA, säger att elektronisk fakturering bör bli standard för fakturor. Reglerna om e-faktura och digital rapportering vid handel mellan företag i olika EU-länder ska tillämpas från 1 juli 2030. Samtidigt ska varje land kunna tillåta andra fakturor för affärer inom landet. Direktivet kräver alltså inte e-faktura mellan svenska företag.

Inom Sverige. Där kommer nästa besked från regeringens utredning om moderniserad och brottsförebyggande hantering av mervärdesskatt (öppnas i ny flik). Utredaren ska föreslå hur EU-reglerna förs in i svensk lag, och bedöma om e-faktura och digital rapportering bör införas även för inhemska transaktioner, alltså affärer inom Sverige. Uppdraget ska redovisas senast 30 november 2027.

Varför en PDF inte räcker

En PDF är gjord för att läsas av en människa, inte av ett system. Någon hos mottagaren måste läsa den och skriva in, eller tolka, belopp, moms, referenser och förfallodag. En e-faktura är samma uppgifter som data i ett bestämt format. Mottagarens ekonomisystem kan läsa den direkt, matcha den mot en beställning och föreslå bokföring.

Skillnaden märks mest hos den som tar emot fakturan. Därför tror vi att kravet ofta kommer först från kunderna: offentliga kunder i dag, och allt fler större företag som vill automatisera sin egen hantering. Ett mindre företag som säljer till sådana kunder möter frågan långt innan någon lag kräver det.

Opinionen bland företagarna är delad. I Företagarnas enkät (öppnas i ny flik) till drygt 1 200 medlemmar var nästan hälften negativa till ett lagkrav på e-faktura i affärer mellan svenska företag, och knappt en fjärdedel positiva. Av de svarande använder 43 procent e-faktura i dag, men sex av tio av dem gör det i mindre än hälften av sina affärer. Vår bedömning är att frågan om lagkrav är mindre viktig än vad företaget själv tjänar på att fakturan blir data.

Fakturan är slutet på ett flöde

I många mindre företag ser det ut så här: affären stängs i CRM-systemet, någon mejlar ekonomi, ekonomi skriver in kund, artiklar och pris i ekonomisystemet, och fakturan går ut som PDF. Varje steg där samma uppgifter skrivs in igen är ett ställe där fel uppstår: fel pris, fel referens, en glömd faktura.

Att byta PDF mot e-faktura löser bara sista steget. Den stora vinsten kommer när hela kedjan hänger ihop:

• Affären i CRM-systemet har redan kund, organisationsnummer, produkter och pris.

• Ordern eller avtalet skapas från affären i stället för att skrivas om.

• Fakturan skapas i ekonomisystemet från ordern, och går ut som e-faktura till alla mottagare som kan ta emot den.

• Betalningen stäms av automatiskt, och statusen syns i CRM-systemet så att säljaren ser vem som betalat.

Det är samma typ av koppling som e-fakturan bygger på: uppgifter som flyttas som data mellan system i stället för att skrivas in för hand. Vår bedömning: den som bygger kedjan nu är redo när kraven kommer, och slipper dubbelarbetet redan nu.

Fem steg innan kravet kommer

1. Kontrollera ekonomisystemet. Kan det skicka och ta emot e-faktura via Peppol, och vad kostar det? Svaret avgör om det är en inställning eller ett byte.

2. Rita flödet från affär till betalning. Skriv upp varje ställe där någon skriver in eller kopierar uppgifter för hand. Där finns både felen och tiden.

3. Börja med kunderna som redan frågar. Offentliga kunder kräver e-faktura redan, och större bolag är ofta nästa. Ställ om faktureringen till dem först.

4. Koppla CRM och ekonomisystem. Låt fakturan skapas från affären eller ordern, så att pris, kund och referens bara finns på ett ställe.

5. Ta emot e-fakturor också. Leverantörsfakturor som kommer in som data kan matchas, attesteras och bokföras med mindre handpåläggning.

Så jobbar vi

Vi börjar i affären och följer flödet ända fram till ekonomisystemet:

• Nuläge: vi går igenom flödet från affär till betald faktura och visar var tiden och felen finns.

• Rätt koppling: vi kopplar CRM-systemet och ekonomisystemet så att fakturan skapas från affären, med kund, pris och referens från ett ställe.

• Automation med kontroll: flödena byggs med felaviseringar, så att en faktura som fastnar syns direkt.

• Steg för steg: först de kunder som kräver e-faktura, sedan resten.

Läs mer om hur vi arbetar med integrationer och automation.