Avsnitt 1/71. Samma uppgift skrivs in på två ställen
Fem tecken på att företagets system inte pratar med varandra
Dubbelregistrering, Excel-exporter och siffror som aldrig stämmer. Så känns problemet igen, och här börjar man.
De flesta bolag har gott om system. Problemet är att de inte vet om varandra. Ordern kommer in i webbutiken, skrivs in i affärssystemet, kunden läggs upp i CRM:et och någon klistrar in samma uppgifter i ett kalkylark för att rapporten ska gå ihop i slutet av månaden.
Varje steg är litet. Tillsammans kostar de timmar varje vecka, och de skapar fel som ingen hittar förrän en kund hör av sig.
1. Samma uppgift skrivs in på två ställen
Om en säljare registrerar en ny kund i CRM:et och ekonomi sedan lägger upp samma kund i affärssystemet har bolaget två sanningar. Förr eller senare ändras adressen på det ena stället men inte på det andra.
2. Någon exporterar till Excel varje vecka
En återkommande export är ett tecken på att två system behöver samma data. Exporten fungerar tills personen som gör den är sjuk, slutar eller gör ett litet misstag i en kolumn.
Ofta är det också ett tecken på att bolaget håller på att växa ur Excel som kundregister.
3. Rapporterna visar olika siffror
När samma nyckeltal ger olika resultat för samma period behöver bolaget kontrollera både definitionerna och datakällorna. Ordervärde, fakturerat belopp och bokförd intäkt kan avse olika händelser och tidpunkter. Bestäm först vad rapporten ska mäta och kontrollera sedan att rätt uppgifter hämtas.
Den dyraste integrationen är oftast den som en person gör för hand varje fredag.
4. Kunder får frågor om sådant som bolaget redan borde veta
När kundtjänst måste fråga efter ett ordernummer som redan finns i ett annat system märker kunden att bolaget inte har koll. Det är en liten sak som påverkar hur hela bolaget uppfattas.
5. Ingen vet vad som händer om ett system byts ut
Om svaret på frågan "vad går sönder om vi byter ekonomisystem?" är tystnad finns det kopplingar som ingen har dokumenterat. Det gör varje framtida förändring dyrare.
Var börjar man?
Börja inte med verktyget. Lista de flöden där data flyttas för hand och uppskatta hur mycket tid varje flöde tar per månad. Välj sedan det flöde som både tar mest tid och orsakar flest fel.
Rita flödet: vilket system äger uppgiften, och vilka behöver läsa den?
Bestäm vad som är sanningen: ett system äger varje uppgift, de andra läser.
Bygg en koppling i taget och mät tiden som sparas innan nästa koppling.
En bra integration märks inte i vardagen. Den märks först när den slutar fungera, och därför ska den ha en ägare och ett larm från dag ett.
Vanliga frågor
Behöver vi byta system för att få dem att prata med varandra?
Sällan. De flesta moderna system har ett API, och då går det att koppla ihop dem utan att byta ut något.
Vad kostar en integration?
Det beror på hur många system och hur mycket logik som behövs. En enkel koppling mellan två system är ofta ett litet projekt, medan en helhet med flera flöden tar längre tid. En kartläggning först gör det lättare att prioritera.
Vem sköter integrationen när den väl är byggd?
Det bestämmer vi tillsammans. Bolaget kan sköta den själv med dokumentation, eller låta oss övervaka och underhålla den löpande.
Vad vill ni få att fungera bättre?
Berätta kort om er situation och vad ni vill uppnå. En av oss grundare återkommer inom två arbetsdagar och hjälper er att hitta ett första steg. Första samtalet är kostnadsfritt och utan förpliktelser.
Vad händer sedan?
- Vi läser er förfråganNi får svar inom två arbetsdagar.
- Vi klargör nästa stegVi ställer följdfrågor eller föreslår ett första samtal.
- Ni bestämmer om ni vill gå vidareOm vi kan hjälpa er får ni ett förslag på nästa steg med omfattning och pris.